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计算机管理档案与电子政务
[ 作者:王建国 | 转贴自:《中国计算机用户》专刊 | 点击数:4349 | 更新时间:2007/5/17 | 文章录入:admin ]

       

        档案信息化既是档案工作的重要组成部分,同时,又是城市信息化、电子政务以及其他各行各业信息化的重要基础性工作。

一、计算机管理档案历史回顾
        早在1996年深圳市档案局率先在全国提出了利用计算机手段来管理档案,经过一年努力,我局并与社会专业软件公司合作,成功开发了全国第一套档案管理系统产品SD96(深档)。SD96主要功能是用于档案条目信息著录管理。SD96只限于在DOS操作系统运行。 随着计算机机技术的发展,我局的档案管理软件也不断优化升级,功能不断扩充完善,新的版本不断推出。软件产品版本从SD2000(深档2000)到立档单位档案管理系统2006,经过了5个阶段。操作系统从DOS, Windows95, Windows98, WindowsXP,到Windows2003,用户版本从单机版到网络版,软件功能从单一档案条目著录管理到档案查询、立卷、归档、编研、统计、移交、数字化等综合管理功能,并且,从单纯档案管理延伸到文件、档案一体化管理和数字档案馆。
二、计算机网络和档案管理系统建设
        目前,我局建有内网、外网和政务网三大计算机网络。
        外网主要用于“深圳档案”网站建设(WWW.SZDAJ.GOV.CN)。政务网主要提供“深圳公务员之窗”、电子公文交换、领导决策办公和上传政务信息照片等服务。 文书档案和城建档案收集、保管和提供利用是我单位一项重要工作。为提高工作效率和服务质量,经过十年的辛勤耕耘,我局先后开发建设了文书档案管理系统、城建档案管理系统,城建工程管理系统,地下管线管理系统,照片声像管理系统,老将军书画管理系统和档案局集成办公系统等。这些系统在我局内网上运行。 “深圳数字档案馆”建设项目,2000年在国家档案局立项,2001年在国家计委立项,2002年列为广东省信息化试点单位,2002年项目在深圳市正式立项。2002年12月全国档案信息化建设现场演示会在深圳召开,深圳数字档案馆一期工程建设完成。主要阶段性成果是对数字档案馆基本理论、框架结构、基础设施、应用系统和实现模式的开发性研究。2003年“深圳数字档案馆”列为深圳市信息化建设重点工程。2005年,数字档案馆项目被纳入深圳市“十一五”国民经济和社会信息化规划。该项目建设二期工程各项工作正在展开。 2005年深圳市发改局批准“深圳市民中心电子文件接收管理系统”项目建设,投资780万元。该系统建设既是市民中心配套建设项目,也是“深圳数字档案馆”的子项目。该系统以相关法规标准为依据,以市民中心文件集中控制管理模式为依托,以政务网络平台为支撑,提供全市各有关单位各类电子文件及元数据信息采集、管理、查询服务。 实现文件接收标准化、传输网络化、查询数字化、存储海量化、管理系统化。
三、档案信息管理标准规范和档案信息资源建设
        标准规范是实现档案信息资源共建共享的前提,我局历来重视档案信息管理标准规范研究。参考国际标准规范,根据国家档案局的要求和我市档案信息化建设的实际需要,我局承担了1个国家标准规范《基于XML格式电子公文归档管理规范》和3个行业标准规范(《公务电子邮件归档与管理规则》、《电子文件元数据标准》、《数字档案馆设计与建设规范》)的起草编制工作,制定了深圳市档案信息化建设有关的规范性文件1个(《深圳市电子文件归档及管理办法》),档案信息化管理业务和技术类标准规范9个。 信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心工作之一,是档案信息化建设取得成败的关键,也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。即使有先进网络和应用系统,而没有丰富的档案信息资源,也体现不出档案信息化的整体效益。近年来,我局在信息资源建设方面投入大量人力、物力,建成一定规模的数字资源信息库,其中,机读目录数据库2622200条,185万页全文扫描信息库 (185G),86000张照片信息库,2765条录像信息库,36000画幅缩微胶片信息库,15万条城建CAD电子文件信息库(130G)。随着档案信息化工作的深入和电子政务工作的发展,标准规范和资源建设是一项长期和艰巨的工作。目前,由我局和司法局牵头,全市文件档案数据库平台的建设工作正在展开。
四、档案信息化建设与电子政务
        档案信息化既是档案工作的重要组成部分,同时,又是城市信息化、电子政务以及其他各行各业信息化的重要基础性工作。档案信息资源是国家重要战略之一,档案信息化是国家信息化的重要组成部分。所以档案信息化理应列入国家信息化发展总规划之中。2005年3月,深圳市档案事业发展“十一五”规划被列入深圳市“十一五”规划专业行业规划。该规划将档案信息化建设作为“十一五”期间档案的工作重点之一。 一个功能完备的电子政务系统主要由如下流程组成: 电子文件形成→电子文件流转→电子文件办理→电子文件归档→电子文件长期保管→电子文件发布利用
        档案部门的主要工作是电子文件归档、长期保管和提供利用,由此可见,档案信息化与电子政务建设关系紧密。
        2005年10月由国家档案局举办、我局承办的档案信息化与电子政务建设研讨会在深圳召开。市委、市政府主管信息化工作的领导参加了会议。此次会议主要就档案信息化与电子政务建设的关系和发展趋势、档案部门参与电子政务标准规范研究制定、以及用于电子文件
        管理的一个国家标准、三个档案行业标准征求意见稿进行研讨和专家评议。此次会议的召开,对我国档案信息化建设和档案标准规范建设具有重要意义,将对管理电子文件和推动电子政务带来深远影响。 
                
            图为深圳市副市长卓钦锐、国家档案局副局长杨公之
                          出席会议并作重要讲话。

 

 

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